GmbH Compliance Checkliste

MONATLICHE AUFGABEN

Geschäftskonto & Finanzen: Per BGB §243 (Geschäftsführer-Sorgfalt)

Geschäftskonto monatlich abgleichen (alle Einnahmen/Ausgaben)

Rechnungen prüfen & bezahlen (pünktlich)

Kassenbuch aktualisieren (tägliche Einnahmen/Ausgaben)

Geschäftsausgaben dokumentieren (§4(4) EStG - Nachweise für Steuern)

Keine Vermischung Privatmittel mit GmbH-Konto (Haftungsdurchgriff-Vermeidung per HGB §4)

Geschäftsführer: Finanzen müssen lückenlos dokumentiert sein (IRS-Prüfungen möglich per AO §162)

Datenschutz & Sicherheit (GDPR): Per GDPR Art. 5(1)(f) + Art. 32

Datenpannen-Check durchführen (keine Sicherheitslücken?)

Zugriffe auf Systeme kontrollieren (Ex-Mitarbeiter-Accounts löschen)

Backup-Integrität überprüfen (Wiederherstellung testen)

Mitarbeiterzugang zu personenbezogenen Daten prüfen (Minimalprinzip per Art. 25)

DSGVO-Verstoß: Geldbuße bis EUR 20 Mio. oder 4% Umsatz per Art. 83. Datenpannen müssen dokumentiert sein

Verträge & HR: Per BGB §611 (Arbeitsverträge)

Offene Verträge/Verhandlungen überprüfen (Status)

Mitarbeiter-Timesheets/Stundenzettel kontrollieren

Urlaub & Abwesenheiten dokumentieren (gesetzlich erforderlich per BUrlG)

Mitarbeiter-Abrechnungen für nächsten Monat vorbereiten

VIERTELJÄHRLICHE AUFGABEN

Steuern & Abgaben: Per German UStG (Umsatzsteuergesetz)

Umsatzsteuer-Voranmeldung einreichen (Frist: bis 10. des Folgemonats per UStG §18(3))

Lohnsteuer-Anmeldung durchführen (für Mitarbeiter mit Lohnsteuer per EStG §38)

Gewerbesteuer-Vorauszahlung leisten (falls Betrieb festgesetzt per GewStG §11)

Quartal-Finanzabschluss erstellen (Bilanz, G&V-Rechnung)

Liquidity-Prognose überprüfen (nächste 3 Monate)

Versäumte USt-VA = Geldbuße EUR 5-100 pro Monat Verzug per UStG §18(7). Bußgelder: bis EUR 5.000

Compliance & Governance: Per GmbHG §47 (Gesellschafterversammlung)

Geschäftsführer-Sitzung halten & Protokoll führen (empfohlen)

Gesellschafterversammlung durchführen (bei Multi-Owner per GmbHG §47)

Geschäftsführer-Resolutionen dokumentieren (wichtige Entscheidungen)

D&O-Versicherung überprüfen (Deckungssumme aktuell?)

JÄHRLICHE AUFGABEN

Steuererklärungen & Steuerberatung: Per KStG (Körperschaftsteuer)

Jahresabschluss erstellen (Bilanz, G&V, Anhang per HGB §264)

Steuerberater konsultieren (Steuererklärung vorbereiten)

Körperschaftsteuer-Erklärung einreichen (Form Anlage KSt: bis 31. Mai per KStG §36(1))

Gewinn- und Verlustrechnung (G&V) finale Fassung

Gewinne ausschütten oder reinvestieren (Gesellschafterresolution)

Steuerbescheide überprüfen (Einkommen-, Gewerbe-, Körperschaftsteuer)

Körperschaftsteuer: 30% Satz (15% Standard + 5.5% Solidaritätszuschlag). Gewerbesteuer: 3-16% kommunal

Handelsregister & Gründungsurkunde: Per GmbHG §1 (Eintragung)

Handelsregister-Eintrag überprüfen (Aktualität der Geschäftsführer, Adresse)

Änderungen anmelden (neue Geschäftsführer, Adressänderung, etc. per GmbHG §55)

Gründungsurkunde & Satzung überprüfen (noch aktuell?)

Gewerbeschein aktualisieren (falls erforderlich)

Mitarbeiter & Sozialversicherung: Per SGB IV §28 (Meldepflicht)

Jahresverdienstbescheinigung ausstellen (für Steuererklärung)

Sozialversicherungs-Jahresmeldung durchführen (bis 28. Feb per SGB IV §28(1))

Lohnsteuer-Jahresmeldung durchführen

Unfallversicherung überprüfen (DGUV Beiträge aktuell?)

D&O-Versicherung Betrag prüfen (ausreichend für Geschäftsführer)

KRITISCHE GmbH COMPLIANCE: USt-VA Deadline: 10. des Folgemonats (Verzug = Geldbuße). Körperschaftsteuer-Erklärung: 31. Mai (60 Tage Verzug möglich). Handelsregister-Eintrag aktuell halten (Anmeldung Änderungen) per GmbHG §55. Datenschutz GDPR: Verstoß bis EUR 20M/4% Umsatz per Art. 83. Jahresabschluss: Pflicht zur Dokumentation per HGB §264 (Veröffentlichung im Bundesanzeiger). Kein Commingling Privatmittel - Haftungsdurchgriff vermeiden. Geschäftsführer-Protokolle führen (D&O-Versicherungsschutz). DSGVO Compliance: Datenpanne-Benachrichtigung innerhalb 72h per Art. 33.